De Belastingdienst somt precies op wat er op een factuur hoort. Een paar dingen waar bijna iedereen over twijfelt staan er niet bij, en één ding dat mensen vaak vergeten is wel verplicht. Hieronder de complete lijst en de uitzonderingen.
Dit vraagt de Belastingdienst van elke factuur die je stuurt.
Je volledige naam en die van je afnemer, plus het volledige adres van allebei. Dit is de eis die het vaakst wordt overgeslagen: veel mensen zetten wel hun eigen adres erop maar niet dat van de klant, of andersom.
Met NL ervoor. Heb je er nog geen, dan kun je ook geen btw in rekening brengen; zie onze pagina over factureren zonder KVK.
Als je bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven.
De datum waarop je de factuur uitreikt, en een factuurnummer dat opeenvolgend is. Nummers overslaan of opnieuw beginnen kan bij een controle vragen opleveren.
Een omschrijving van de goederen of diensten met de aantallen erbij. En de datum waarop je het geleverd hebt, wat iets anders is dan de factuurdatum.
Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief dat van toepassing is, en het btw-bedrag zelf. Alleen een totaalbedrag noemen voldoet niet.
Vier dingen waar mensen op zoeken en die nergens in de factuureisen staan.
Staan niet in de factuureisen. Je factuur is geldig zonder. Wil je dat je voorwaarden gelden, dan gaat dat via de afspraak vooraf en niet via een regel onderaan de factuur.
Ook geen factuureis. Handig om te vermelden, want dan weet je klant waar hij aan toe is, maar de factuur klopt ook zonder. Spreek je niets af, dan geldt de wettelijke termijn.
Niet verplicht op een factuur. Dat verwarren mensen met een offerte, en ook daar ligt het genuanceerder dan je denkt.
Puur cosmetisch. Handig voor herkenning, maar het heeft niets met geldigheid te maken.
Voor kleine bedragen mag het korter.
Is het factuurbedrag 100 euro of lager inclusief btw, dan hoef je minder gegevens te vermelden. De Belastingdienst noemt dit een vereenvoudigde factuur.
Kort gezegd blijven de kern-gegevens staan: wie stuurt hem, wat is geleverd, en welk bedrag met welke btw. Kijk voor de precieze invulling bij de Belastingdienst, want de regels verschillen per situatie.
Een factuur met te veel gegevens wordt nooit afgekeurd. Een met te weinig wel. Bij twijfel dus gewoon de volledige lijst aanhouden.
Deze pagina vat de eisen samen zoals de Belastingdienst ze publiceert. Voor jouw situatie is de Belastingdienst de partij die het zeker weet.
Handmatig een lijstje afvinken werkt, tot je een keer haast hebt.
In MyCompanyDesk zijn de verplichte velden onderdeel van het formulier. Je vult je bedrijfsgegevens één keer in en ze staan daarna op elke factuur.
Ontbreekt je adres, dan waarschuwt hij voordat je de factuur definitief maakt. Doorgaan kan wel, want er zijn situaties waarin het klopt, maar je doet het dan bewust in plaats van per ongeluk.
Opeenvolgende factuurnummers zonder dat je zelf bijhoudt waar je gebleven was.
Onbeperkt facturen maken kost niets. Zie ook onze pagina over een boekhoudprogramma zonder abonnement.
Wat mensen hierover meestal nog willen weten.
Nee. Zowel jouw volledige adres als dat van je afnemer hoort erop. Dit is een van de elf factuureisen en tegelijk de eis die het vaakst wordt vergeten.
Nee. Een factuurnummer is verplicht, en de nummering hoort opeenvolgend te zijn.
Nee. Algemene voorwaarden staan niet in de factuureisen. Je factuur is zonder gewoon geldig. Of jouw voorwaarden van toepassing zijn hangt af van de afspraak vooraf, niet van een regel op de factuur.
Niet verplicht. Het is wel prettig voor je klant om te weten wanneer er betaald moet worden. Spreek je niets af, dan geldt de wettelijke termijn.
Alleen als je geen btw-ondernemer bent, en dan breng je ook geen btw in rekening. Ben je dat wel, dan is je btw-identificatienummer verplicht.
Voor facturen van 100 euro of minder inclusief btw mag je een vereenvoudigde factuur sturen met minder gegevens.
Geen creditcard nodig. Je maakt je factuur in een paar minuten en de btw wordt automatisch berekend.